ПФР России

Сдача отчетности в электронном виде в территориальный орган Пенсионного фонда России - это современный способ общения с Пенсионным фондом, который имеет ряд существенных преимуществ:

1. Экономия рабочего времени. Отпадает необходимость посещать управления Пенсионного фонда или почтовые отделения связи. Вся информация практически в любое время суток отправляется с рабочего места страхователя.
2. Отсутствие дублирования. Представление отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях. Это позволяет сократить расходы на канцелярию и избежать проблем с хранением документов в печатном виде.
3. Защита от ошибок. При формировании информации с использованием средств выходного контроля страхователю предоставляется возможность ее подготовки и формирования в стандартном формате, с контролем правильности заполнения полей форм отчетности. При этом обновление форматов происходит автоматически.
4. Возможность получения информационной выписки. Страхователь имеет право направить запрос для получения информации о текущем состоянии расчета с бюджетом (в части расчетов по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию).
5. Подтверждение доставки отчетности. После отправки информации в Пенсионный фонд, страхователю гарантировано получение подтверждения ее доставки, имеющего в спорных ситуациях юридическую силу.
6. Конфиденциальность. Система представления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предполагает защиту информации, содержащейся в направленных документах, от просмотра и корректировки с помощью средств криптографической защиты информации.
7. Неформализованный документооборот. Возможность оперативного осуществления неформализованного документооборота со специалистом территориального органа ПФР.

Кто должен отчитываться?

Ежегодно все страхователи представляют в территориальные органы Пенсионного фонда России сведения о начисленных, уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и стаже граждан, работавших у них в течение года. Причем работодатели с численностью работников свыше 50 человек обязаны сдавать отчетность в электронном виде.

Что для этого нужно сделать?

Для того чтобы представлять отчетность в ПФР в электронном виде страхователю необходимо:

1. Заключить Соглашение с управлением ПФР

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС страхователю необходимо заключить "Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи" в Управлении ПФР по месту регистрации в соответствии с утвержденной формой. За формой обращаться в соответствующий ПФ.

2. Приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ).

Для защиты информации, передаваемой в электронном виде необходимо приобрести сертифицированную ФСБ России СКЗИ «Крипто-ПРО».

3. Получить в Удостоверяющем центре (УЦ) сертификат ЭП.

Для возможности обмена документами по телекоммуникационным каналам связи необходимо иметь сертификат ключа электронной подписи, выпускаемый доверенным Удостоверяющим центром.
Для выпуска сертификата ЭП Вам нужно обратиться в отдел продаж ООО «ЦДС».

4. Установить сертификат ЭП на рабочем месте страхователя.

Для того чтобы подписать и зашифровать файл на рабочем месте страхователя должны быть установлены средство криптографической защиты информации (СКЗИ), сертификат ключа электронной подписи, выданный в УЦ и СТЭК-ТРАСТ.

5. Сформировать отчет.

Сформировать нужный отчет можно с помощью программы «СТЭК Электронная отчетность» или в других вспомогательных программах.

6. Отправить отчет.

Подготовленный в утвержденном формате отчет необходимо подписать ЭП с помощью программы «СТЭК-Траст» и отправить в территориальный орган ПФР:

Внимание! Согласно регламенту ПФ РФ, для своевременной обработки отчетности и с целью исключения применения к Вам финансовых санкций за нарушение установленных законодательством сроков представления отчетности рекомендуется отправлять отчетность не позднее, чем за два дня до окончания отчетной кампании и придерживаться следующего порядка:

1.Создайте файлы с отчетностью, протестируйте их проверочными программами ПФР и исправьте ошибки.

2.Для минимизации расхождений между данными отчетности по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам все файлы надо направить в ПФР в одной транспортной посылке (одним отправлением). Причем программа проверки отчетности в ПФР предусматривает анализ отчетных форм в совокупности.

3. Ежедневно просматривайте входящую корреспонденцию. В течение 2 рабочих дней страхователь получает электронную квитанцию о доставке отчетности в ПФР. Если же в этот срок вы ее не получите, Пенсионный фонд рекомендует обратиться в Управление ПФР по месту регистрации или к оператору.

4. В течение 4 рабочих дней со дня отправки отчетности ждите от ПФР протокол ее контроля. В случае получения протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего (-их) сообщения об ошибках, Вы НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО устраняете эти ошибки и повторно предоставляете отчетность в территориальный орган ПФР.

ВНИМАНИЕ!!! Отказ в приеме отчетности означает также отказ и в регистрации сведений. Таким образом, в случае отказа в приеме отчетности в соответствии с п. 24 Регламента и предоставления такой отчетности после установленного законодательством срока, к Вам будет применяться ответственность за непредставление сведений в установленный срок в виде взыскания штрафа.

Днем сдачи отчетности считается день ее доставки в ПФР в случае получения положительного протокола проверки. 

Несмотря на отлаженную работу системы электронного документооборота ПФР, страхователь должен учитывать, что лучший способ своевременного представления отчетности – не совершать изложенные выше действия в последний день, а позаботиться о доставке отчетности заблаговременно! Это позволит исправить ошибки, если таковые имеются.

К кому обращаться за консультациями?

ООО «ЦДС» как  представитель Удостоверяющего центра АО "НТЦ СТЭК" выдает сертификаты ключей ЭП и осуществляет консультационную поддержку, связанную с работой и настройкой «Крипто-Про CSP», системы «СТЭК-Траст».

Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Новосибирской области